イベントを実施・成功させるにあたり、最初に必要となってくるものが「イベント企画書」です。
しかし、企画書に何を書けば良いのか分からない、という方も多いと思います。今回はそんな方必見の「イベント企画書」作成方法についてご紹介いたします。
1.イベントに欠かせない「イベント企画書」とは？
そもそもイベント企画だけに留まらず、企画全般のアイデアは単に思いついただけでは実現することができません。他の人に伝わり、検討され、最終的には賛同を得ることが求められます。さらに、企画にかかるコストや見込まれる収益など、実現性を示すことも求められます。ましてやイベント企画となるとそれなりのコストや工数がかかりますので、質の高い「イベント企画書」を準備することが実施成功のカギとなります。
2. 質の高い「イベント企画書」を作成するために最初に考えることとは？
実際にイベント企画書を作成する前に、まず考えを整理する必要があります。イベントと一言で言っても、スポーツイベント、コンサート、セミナー、展示会、販促イベント、ボランティアイベント、チャリティーイベント等、様々なイベントが日々開催されています。その中で、あなたが実施したいイベントはどのようなものでしょうか。まずは実施したいイベントは何か、どのような開催目的があるのか、イベントのゴール（目標や成果）は何であるのか、を整理する必要があります。
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イベントの開催目的や意図、得たい結果によって、質の高いイベントというものが変わりますので、まずはこの部分を整理してみましょう。
例えば一般的に来場者が多いイベントは良いイベントと見なされると思いますが、開催目的が結婚相談所等の入会を促進する個別相談会だとした場合、1対1での濃いコミュニケーションをするほうが、成約率が高まるケースがあります。
このような場合、一概に来場者が多ければ良いということにはならず、企画するイベント経由での目標成約数、そこから逆算する来場者数、自社で対応できるリソースやかけられるコスト等を整理して適正の来場者数を算出し目指すことになります。
このように、目的や状況に応じて、良いイベントの条件や定義は変わります。そのため、イベント企画の立案を担当する場合は、闇雲に「それっぽいイベント」を考えるのではなく、イベントの開催目的や意図、得たいゴールを整理し明確にすることがポイントです。
3. 質の高い「イベント企画書」の書き方・作り方
「イベント企画書」を作成するにあたり、社内を含む関係先から承認を得るためには一体どのような項目が必要なのでしょうか。ここからは、どの「イベント企画書」にも必要となる必須項目について解説していきます。
①イベントの開催目的
「質の高い「イベント企画書」を作成するために最初に考えること」でもお伝えしましたが、イベントを企画するにあたりイベントの「開催目的」を整理し、この目的を軸としてイベント企画書を作成していく必要があります。
イベントの開催目的を整理しようとすると様々出てくると思いますが、社内や関係先から承認を得やすい「イベント企画書」を作成するためには、開催目的を多くてもでも2つ、できれば1つに絞ることが望ましいです。
開催目的を絞らず複数設定してしまうと、イベント自体の軸がブレやすくなります。このことで方向性やコンテンツがブレてしまい、一体何をしたいイベントなのか不明確になります。結果的に参加者満足度が低くなるだけでなく、本来の目的を成し遂げられないイベントとなってしまうことでしょう。
②イベントのゴール（目標や成果）設定
「イベント企画書」には、開催目的に沿った具体的なゴール（目標や成果）を設定する必要があります。ゴール設定は開催目的に応じた定量で測れる指標を設定すると良いでしょう。
定量のゴールを設定することで、イベントが成功したか否かを正確に測ることができるだけでなく、イベント企画書を関係先に通す際にも説得力が増します。
具体的には、「売上○○円」や「来場者数○○人」、「顧客満足度○○％以上」など、目的に応じたゴールを設定することが重要です。このことにより判断基準が明確になります。
③集客に大切なターゲットとペルソナ（人物像）
イベントの開催目的やゴールを設定したあとは、それらを達成するために重要なターゲットとペルソナ（人物像）を設定しましょう。
ここで気をつけたいのはターゲットとペルソナ（人物像）の違いです。
ターゲットは年代、男女、既婚未婚、職業、年収などのスペックのことで、イベントに参加してもらいたい方を分類し、今回対象としたい方を絞り込み、明確にします。ターゲットを絞ることで、そのターゲットの特性やニーズをしっかりと汲み取ることができるようになり、的確にイベントのコンセプトや集客方法等に反映することができるようになります。
逆にターゲットをしっかりと定めないと、こういう人もいるはずだ、こんな人もいるはずだとあらゆるニーズに応えようとして、コンセプトがぼんやりとしてしまいます。このことで中途半端なイベントができてしまい、結果として集客できない、満足度が低いといったようなイベントが出来上がってしまいます。ですので、質の高いイベントを作るためにはターゲットを思い切り絞った方が良いものが出来上がります。
ターゲットの設定ができたら、次にペルソナ（人物像）の設定です。ターゲットの理解を深めるために、イベントに参加しそうな、イベントの開催目的に合う最も重要な人物像をモデルとして設定します。このことにより、ターゲットの持つ趣味や価値観、パーソナリティーが明確になり、よりターゲット像にあったイベントを企画できるようになります。
例えば、新築のマンションを販売するイベントを開催したい場合、マンションの居住者となりそうな人を「都内に住む営業職の30代既婚男性」とターゲティングしても、イベントに関わる社内のメンバーや関係先の頭に浮かぶ対象者は、バラバラになってしまいます。そこで、性別・年齢・居住地・職業といった外的要素だけではなく、趣味・興味関心・ライフスタイルなどの内的要素を設定することで、その人物像が喜びそうなイベントは何かを突き詰めることができるようになります。
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④イベント概要
イベントの開催目的やターゲットを設定したあとは、イベントを具現化するためのイベント概要を作成していきましょう。
イベント概要は、イベントのタイトル、タイムスケジュール、来場予定者数、会場図、担当者の配置など細部に注目し、その役割の目線に立っておおよその内容を固めていきます。
実際の詳細はイベント実施決定後に詰めていくため、ここではあくまで概要として必要最低限の情報をまとめて作成します。イベントコンセプトや当日の流れ、ゴール達成のための仕掛け、関係者等を記載しておくと良いでしょう。
また、当日までのスケジュールも引いておくと尚良いです。
⑤イベントの予算・費用
イベントの概要が決まったら、必要な予算を検討します。
可能な限り予算の「項目」と「金額」を一覧にまとめ、予算の見える化を意識しましょう。
集客費、会場費、飲食費、機材費、運営スタッフ費など、項目ごとに予算化することで、見落としがちなツールを洗い出す機会にもなり、予算取りにおける外部からの目にも説得力ある資料が作成できます。
しかし、はじめてのイベント実施の場合、一体どのような予算が発生するのか分からない部分も多々あると思います。その場合は一度イベントのプロに任せてみるというのも有効です。プロに任せることにより、かかる予算を項目ごとに洗い出してもらえるので全体感が把握できるだけでなく、自社でできること・できないことを把握し適切に予算配分することができるようになります。
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4.イベント企画書の承認が出たらすべきこと
社内を含む関係先からの承認を得たら、次のステップとしてイベント本番に向けた準備に取り掛かりましょう。
イベント実施までの限られた期間のなかで最大限の成果を得るために、イベント告知のためのツール制作から、告知・集客、当日のイベント運営オペレーションの設計等を準備していく必要があります。事前にイベント当日までのプロセスを確認し、必要項目を見落とすことがないよう進めていきましょう。
ただし、ツールの制作や集客、運営まで準備するのは大変なことです。ましてやイベントを開催するのが初めての方は不安も多いことと思います。
そのとき頼りになるのがイベントのプロです。イベントのプロに相談することにより抜け漏れを事前に防ぐことや目的に応じた質の高いイベントを開催することができるようになります。
もし、不安がある方はそういった選択肢を持つことも検討したほうが良いでしょう。
Event Bundleではイベントに関する各種サポートを承っています。イベント開催に関する不安や悩みなどお持ちの方はお気軽にお問い合わせください。
