イベントが成功したかどうか、その判断をする上で集客人数はとても大切な指標のひとつです。せっかく企画したイベントなのに、目標となる人数が来なければ元も子もありません。集客をするには、どのように告知をするのか、告知媒体はどうするのか、それらを決めていく必要があります。具体的にどのようなイベント告知方法があるのか、ここでご紹介します。
1. イベント告知とは？
イベント告知とは文字どおり企画したイベントを告知し、参加者を募ることです。当然告知をしなければ、人々はその日程にイベントがあること自体を知らないままでいるので、一向に集客ができません。そのため、イベントを企画したらそのイベントに最適な告知の方法を検討し、実行に移していきましょう。
ただし、イベント告知の方法が分からないからと言って闇雲に告知媒体への掲載やSNSへの投稿をすることはやめましょう。あなたの時間が無限にあるのであれば別ですが、イベント開催までには他にも準備することが膨大にあるので、効果があるか分からないものに時間を取られるのは避けたいところです。
イベント告知を検討する際は、イベントのターゲットは誰か、そのターゲットは普段どのような告知媒体を見ているか、どのようなメッセージに反応を示すのかなどを念頭に考えていきましょう。
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2. イベントの告知方法と特徴
イベント告知にはいくつか種類があります。前項の「1.イベント告知とは？」でも少し触れたとおり、イベントのターゲットに合わせて告知方法を検討することで効果が高まります。そのため、それぞれのイベント告知方法の特徴を押さえ、最適な告知方法を選択していきましょう。
自社サイトを使ったイベント告知方法
自社サイトやホームページを持っているのであれば、その中でイベント告知をすることも検討しましょう。そもそも自社サイトへの訪問者は情報を知る・検討目的で訪問している可能性が高く、必然的にターゲットである可能性も高まります。
そのため、イベントの告知があれば参加してみたいという訪問者も多いでしょう。告知には専用のイベント告知ページを自社サイト内に作るのも良いですし、特集を組んでも良いでしょう。ただし、すぐにページが作れない、WEB制作会社に外注をしている等、時間やコストがかけられない場合は後述する第3者のイベント告知サイトで告知ページを作成し、リンクだけ貼るのでも良いでしょう。
チラシなどの紙媒体を使ったイベント告知方法
チラシやパンフレット等を用いたイベント告知方法です。取引先やコミュニティに直接配布したり、オフィスや店頭等に設置することで、そこに訪れた人へ告知ができます。高い精度でターゲットを絞った配布や、告知ができるのがメリットです。
また、集客予算に余裕があれば、ターゲットが読んでいそうな雑誌や新聞、業界誌に広告を出稿することも有効的です。イベントの内容に興味がありそうなターゲットに絞り込んで媒体を選定できることに加え、定期購読者を狙って広告を出すこともできるので、デジタルに抵抗のある世代への告知や、その他広く告知したい場合は選択肢に入れても良いでしょう。
ただし、印刷費や広告出稿費等のコストがかかるのでその点も考慮する必要があります。
SNSを使ったイベント告知方法
SNSを用いた告知メリットには主に5つあります。それは「ターゲットへの訴求のしやすさ」「拡散力」「インフルエンサーの活用」「定期的なイベント告知」「データ分析による効果測定」です。特に若年層から50代くらいまではSNSを広く使っているので、ここをターゲットにしたい場合は活用したいところです。
ただし、SNSによって年齢層や趣味嗜好が異なりますので自分が企画しているイベントの告知に最適なSNSは何か吟味する必要があります。また、インフルエンサーに依頼をして告知をしてもらうことで、そのフォロワーに対して広く告知することもできます。自社のクライアントにそういう方がいれば依頼をしてみるのも良いですし、最近ではインフルエンサーを束ねた広告代理店も存在しています。いずれにしても、効率的にターゲットへ告知できる方法として検討すると良いでしょう。
ネット広告などを使ったイベント告知方法
リスティング広告やアフィリエイト広告をはじめとするネット広告を使って、イベント告知をするという方法もあります。リスティング広告とはGoogle等の検索エンジンの検索結果にユーザーが検索したキーワード（検索語句）に連動して掲載される広告のことです。この広告を利用することで、興味関心、悩み等が顕在化した方へ効果的に告知することが可能となります。
ただし、そもそもWEBページへ誘導することになるので、イベント告知ページがなければ活用することはできません。また、検索ワードの設定、告知素材の制作、告知予算設定等が必要となってきますので、慣れていない方は専門の代理店に相談することをオススメします。
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プレスリリースを使ったイベント告知方法
意外に見落としがちなイベント告知方法が、プレスリリースです。特に企業でイベントを実施する場合は検討したい方法のひとつです。時期やイベントの内容、切り口にもよりますが、プレスリリースの配信をメディア等に行えば、その情報を掲載してもらえる可能性もありますので、かなり大きく拡散することもありえます。実施する際はイベントのターゲットに合わせて、プレスリリース発信元を選びましょう。
ダイレクトメール・メルマガを使ったイベント告知方法
ダイレクトメールとは基本的にはイベントの案内を郵送でターゲットへ送る方法のことです。対してメルマガはEメールを用いて、ターゲットにイベント案内を送る方法のことです。どちらも直接ターゲットへイベントの告知をするという点で同様ですが、受け取り時に紙で届くか、Eメールで届くかに違いがあります。
コストを抑えたい場合はメルマガを用いることが一般的ですが、郵送のほうがターゲットに届きやすく、また印象に残りやすい点で申込率向上に期待が持てます。（メルマガの場合は迷惑メールとなり、そもそもターゲットに届かない可能性もあります）コストにおいては当然ながらメルマガのほうが抑えることができますので、集客予算に合わせて検討していきましょう。
ただし、どちらの告知方法の場合も送付先の情報を持っていない場合は、リストの入手が必要となってきます。リストはリスト業者から購入するか、リストレンタルをすることで準備することができます。また、他社のメルマガへ広告出稿も可能な場合がありますので、ターゲットが合えば検討してみましょう。
第３者のイベント告知サイトやサービスを使ったイベント告知方法
イベント告知を専門とする第3者のサービスに掲載するのはとても有効的な手段です。そもそもイベントに興味関心がある人が集まってきているWebサイトですので、掲載するだけで効率の良いアプローチになりますし、ジャンルごとに分かれている場合も多いため、ターゲットを絞りやすいという特徴があります。イベント告知サイトは様々ありますが、基本的に無料で使用できるものから、掲載単位で料金を支払うタイプ、会員登録をして会員費を支払う定額サイトもあります。
その他のイベント告知方法
近年、Podcastをはじめとするデジタル音声広告が注目されてきています。デジタル音声広告はラジオのように音声を人の記憶や印象に残すブランディング・認知拡大効果をもちながら、インターネット広告の強みであるターゲティングも可能という特徴があります。2017年の調査では、WEB広告のひとつであるディスプレイ広告と比較して、ブランド想起が24%アップ、関心・購買意欲が2倍、広告理解が28%アップしたという事例もあり、イベント集客においても認知拡大目的での使用等、注目を集めています。
また、位置情報を利用した広告配信ができるジオターゲティング広告も注目を集めています。ジオターゲティング広告とは、スマートフォンで取得した位置情報データからターゲットを定め、そのターゲットに対してネット広告（WEB広告）を配信できるサービスです。GPS、Bluetooth、Wi-Fiなどによって位置情報を取得し、特定のエリア内で興味関心があると想定されるターゲットへの認知につながります。
例えば、過去に似たイベントに参加したであろう人（飲食フェアや転職フェア等）や、東京・丸の内等のオフィス街にいた人等、集客したいターゲットに応じて配信することができます。ある不動産会社では自社の新築マンションの販売会へ集客をするため、住宅展示場へ来場したことのある方や他社のモデルルームに来場された方に絞り込み広告配信をすることで、認知拡大とイベント告知ページへのアクセスを増やすことに成功しています。
4. イベント告知を成功に導くコツ
ここまでイベントの告知方法をお伝えしてきました。これらを実践すれば多くの方々にイベントの存在を認知してもらうことができるでしょう。しかしながら、それが集客につながるかどうかは別問題です。というのも、集客する上で意識をしなければならないのは、ターゲットがその告知を見ているか、見ていたとしてイベントに対して興味を持ち申し込みまでしてくれるか、という部分が大きく影響してきます。
ですので、「イベントの目的整理」「ターゲットとペルソナ設定」を最初に行い、その目的が叶うか？ターゲットとなる人はどの告知媒体にいるか？ということを意識して告知媒体を選定していく必要があります。告知媒体が決まったら、どのようなタイトルやメッセージでターゲットに訴求するのかを検討し、作成していきましょう。ここを間違えると、どんなに告知媒体がターゲットに合っていたとしても、イベント集客においては失敗する可能性が高くなります。
また、場所が離れすぎている、イベント開催日までタイトな日程である等の場合は興味があっても参加できないということもあるでしょう。そのため、ターゲットはどの場所や会場であれば参加しやすいのか？を、ターゲットの普段の行動を分析して検討することが望ましいでしょう。日程については、少なくとも集客開始日の1ヶ月後程度を意識して設定すると参加者もスケジュールを組みやすく、集客につながることでしょう。
以上、イベント告知を成功に導くコツをお伝えしてきました。イベントを企画しようとすると、どうしても無闇に告知媒体を増やしたり無駄に広告をかけたりしがちですが、イベントの目的の整理と、ターゲットは誰かという部分をしっかり練ることが大切です。Event Bundleでは、イベント告知の肝であるイベントの目的整理、ターゲット・ペルソナ設定のサポートを行うほか、告知媒体の選定や集客、当日の運営までをトータルサポートしております。
もし、ひとりでは不安、時間が避けない、スキル面でサポートをしてもらいたい等がありましたらお気軽にご相談ください。Event Bundleでは集客支援も行っております。イベント集客のプロフェッショナルが、あなたのイベントの集客プランニングから集客の実務までをトータルサポート致します。
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