イベントをより効率的に、少ない負担で管理できるイベント管理システム。様々なシステムがある中で、どれを選ぶべきか悩んでいませんか。ここではあなたのイベントに合ったイベント管理システムを選ぶために、一般的なイベント管理システムが持つ主な機能のご紹介と、システムを選ぶ上でのポイントや注意点をご紹介します。
1.イベント管理システムとは？
イベント管理システムとは、イベント管理に必要な情報の一元管理からイベント告知、申込者フォロー、当日の受付、事後フォロー等、一連の流れをシステムひとつで完結できるものです。イベント管理に必要な情報を項目に沿って入力していくだけで、専門知識がなくともすぐにイベント管理・告知をするベースを作成できます。
また、来場者の個人情報の管理は厳重に管理しなくてはならず法律上のリスクも伴います。イベント管理システムを利用することは、こうしたリスクを軽減できるメリットもあります。参加費の収受管理をする必要が出てくる有料チケットの販売をする際においても、イベント管理システム内で管理することができれば、手間が省かれ、誰でも簡単にイベントを開催することができるようになります。
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2.イベント管理システムの主な機能
▼A.申込ページの作成
イベントの開催には告知や申込みのできるページを作る必要があります。イベント管理システムを利用すれば、イベント名や日付といった基本情報を入力するだけで、簡単に告知ページが完成します。
各イベント管理システムによって異なる点は、告知ページのデザインや、それらを調整できる範囲です。告知ページのデザインにこだわることで集客増やブランディングを図りたい方はヘッダー画像やレイアウト、動画の挿入等、デザインできる幅が広いものを選ぶと良いでしょう。
自社のウェブサイトで告知ページを構築する手もありますが、予算やスケジュールの都合上その選択は難しい、または煩わしいという方はイベント管理システムのページを利用するのが良いでしょう。
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▼B.申込者の登録・管理
イベントの管理において必要不可欠なのが申込者の登録・管理です。こちらの機能では申込者が入力した情報は自動的に登録され、一覧に表示されます。それだけでなく申込状況に紐づく情報、例えば有料・無料どちらのチケットを選択したかの情報や支払いの有無、申込日時といったことを管理できます。
また、申込者一覧をダウンロードできるイベント管理システムも多く、特定の申込者に関するメモ等の補足情報の追記や、自社の顧客管理ツールにアップロードしたい場合において便利です。
こちらの機能はほぼすべてのイベント管理システムで利用できますが、各システムによって取得できる個人情報の範囲や管理システムのレイアウト等が異なってきます。取得したい個人情報がすべて取得できるのかの確認やレイアウトについては、わかりやすく、使いやすいと感じるものを選ぶと良いでしょう。
▼C.チケットの販売・入金
販売枚数や価格等を設定すれば、すぐにチケットの販売を始められます。また、販売開始時刻を設定すれば希望の日時から販売を開始することも可能です。支払われたチケット代金はイベント終了後、主催者が指定した銀行口座に振込まれます。ただし、支払われるタイミングはイベント管理システムによって異なるので注意が必要です。
各イベント管理システムによって異なる点は、主に2つあります。1つ目は申込者の決済方法です。クレジットカード決済は対応しているイベント管理システムが多いですが、それ以外の銀行振込、コンビニ払い、PayPal等の決済は必ずしもあるとは限らないので、申込者の利便性や主催者が支払うことになる決済手数料の料率を意識して選ぶと良いでしょう。
2つ目はクーポン機能があるかどうかです。クーポンの発行は効果的な集客方法の1つです。「男性限定」「20代限定」のようなターゲットを絞ったクーポンや「早割」「直前割」のような期間限定のクーポンは見込み客の購買意欲をかき立たせ、申込へと行動を移す起爆剤になります。
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▼D. QRコード発行などの受付サービス
多くの場合、イベント開催の当日に受付が必要となるでしょう。オフラインでのイベントの場合、紙の来場者リストから氏名を見つけて印をつける受付は小規模のイベントなら手が回りますが、大規模のイベントでは氏名を見つける作業に時間がかかり、来場者を待たせてしまうという欠点があります。
また、新型コロナウイルス感染症の流行を契機として非対面での応対が求められるようになっていますので、セルフで受付ができる機能の搭載は必須となるでしょう。最近のイベント管理システムには、そんな欠点を解消するQRコード等を活用した受付サービスがあります。氏名やチケットの種類等の基本情報が登録されたQRコードを来場者が提示し、それを受付がアプリで読み取れば、受付が完了します。これにより、スピーディーな受付が可能となるほか、受付時の漏れも格段に少なくなります。
各イベント管理システムによって異なる点は、主に2つあります。1つ目は、QRコードを提示するための専用アプリを来場者がインストールする必要があるかどうかです。アプリをインストールするには空き容量が必要になるため、来場者にとってはインストールせずにQRコードを提示できるイベント管理システムのほうが好都合でしょう。
2つ目は、当日の来場者の情報をどの程度把握したいかです。同窓会や交流会など小規模のイベントなら出欠状況が把握できれば十分でしょう。ライブや展示会など大規模のイベントなら、来場者をリアルタイムで集計する機能や特定の来場者が受付をしたら担当者にSMSやメールで通知が届く機能があると、より柔軟なイベント運営を行うことが可能になります。
ただしこれらの機能は来場者がスマートフォンを持っていることを前提とした機能となるので、スマートフォンを持っていない、あるいは電池が切れてしまった方が来場した場合のオペレーションも同時に構築しておくと良いでしょう。
▼E.アフターフォローや顧客対応の自動化
イベント終了後はメールを送ってアプローチを続けたい方もいらっしゃると思います。中でも、メールを送るタイミングは来場者の感情をキープするうえで重要と考える主催者も多くいるはずです。イベント管理システムを利用して、戦略的にメールを送っていきましょう。
各イベント管理システムによって異なる点は、主に2つあります。1つ目は送信方法です。個別でチャットやメールを送信できるものもあれば、一括送信しかできないものもあります。柔軟な送信方法があるイベント管理システムを選ぶと良いでしょう。
2つ目は送信時刻の設定ができるかどうかです。例えば、イベント終了後は来場者が帰宅する時間帯を狙ってお礼メールやアーカイブ配信といったアプローチを仕掛けると良いでしょう。イベントでの余韻も相まって来場者の好感度向上に効果的です。また、来場者の記憶が鮮明なうちにアンケートを依頼すると、濃い内容の回答を得られる確率が高くなります。
▼F.データ分析・解析
イベント終了後は申込数と実際の来場者数の差異や来場者数が増えた時間帯など、イベントの結果を様々な観点から振り返ると、次回以降のイベントに活かすことができます。
各イベント管理システムによって異なる点は、主に2つあります。1つ目は来場者の行動履歴のデータを活用できる機能の有無です。QRコードに記録された来場者の行動履歴をダウンロードできれば、来場者がどのブースを訪れたか、どの講演に参加したかといった分析・解析ができるので、とても便利です。また、Google Analytics（アクセス解析ツール）やMA(マーケティング自動化ツール)、SFA（営業支援ツール）といった外部サービスとの連携ができれば更に幅広くデータ分析をすることができるでしょう。
2つ目は代理店経由の申込数を把握できる機能の有無です。申込状況の可視化ができれば、どこの代理店を介すのが集客に効果的なのか、参考にすることができ、次回の開催に役立ちます。
3.イベント管理システムを導入することのメリット
メリットは主に2つあります。1つ目は業務の効率化と時間コストの削減です。イベント管理システムにはやるべきことが網羅されているので、それに従って設定を進めていけばイベント管理・告知に必要な土台が完成します。
イベント管理にかかる負担が軽くなれば、イベントの企画や準備に時間を使うことができたり、開催頻度を高めたりすることも容易になります。また、先にも記載した個人情報の管理、チケット代金の管理等もイベント管理システムがあればより安全に管理していくことができるようになります。
2つ目はイベント後のフォローができることです。フォローの目的に応じて、狙ったタイミングでメールを送付したり、定期的にイベント関連の情報を配信するなどして、継続的な顧客接点の創出や次回のイベント集客に役立てることができるようになります。特に顧客管理システムを他に持っていない小規模事業者や個人の方は便利な機能となるでしょう。
4.イベント管理システム・ツールを選ぶポイント・注意点
イベント管理システムは基本的に無料で利用できますが、より質の高いイベントを開催するためには有料プランやオプションプランの検討も必要です。その際に悩むのが従量課金制と定額制、どちらにするかということです。
従量課金制は、1回限りの場合におすすめです。必要な機能のみ都度補うという使い方をするのが良いでしょう。反対に、定額制は年に複数回イベントを開催する方におすすめです。イベントを開催すればするほどお得になります。
欲しい機能が有料なのか無料なのかはイベント管理システムによって異なるので、確認は必須となります。「人気だから」「無料でこんなに機能があるから」という選び方は周囲を説明するときの説得力に欠けるのみならず、実際に利用したときに、こんなはずではなかった等後悔することになります。あなたのイベントには何が必要なのか、どんな目的で利用したいのか等を明確にした上で、必要な機能を備えているイベント管理システムを選ぶようにしましょう。
今回は、イベント管理システムの機能と選び方についてご紹介しました。イベント管理システムを利用すると主催者の負担が軽くなるほか、経験がなくても完成度の高い告知ページを作成することが可能になります。今は小規模でも、いつかは大規模のイベントを開催したいと考えている方は先を見据えてプロのサポートを受けられるイベント管理システムを選ぶことをおすすめします。
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