成功するセミナーの開催方法|集客から準備、フォローアップのポイント

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ビジネスにおいて、収益を拡大したい、集客を大きく増やしたい、多くのお客さまへ感動を届けたい、などと考えた際、セミナーの開催を選択する方も多いのではないでしょうか。

しかし、ただ単にセミナーを開催すれば目的を達成できるというものではありません。

今回は、セミナーを開催するにあたり、セミナー開催を成功するために必ず押さえていただきたいポイントをお伝えします。

1.セミナー開催の方法について

まず、セミナーを開催するにあたり、6つのステップは押さえておきましょう。

  1. セミナー企画
  2. 素材制作(集客素材/当日使用物/各種マニュアル)
  3. 集客/告知
  4. 会場準備/備品手配/人的手配/決済管理 ※有料セミナーの場合
  5. セミナー運営
  6. 事後フォロー

上記はセミナーの基本的なフローとして押さえておきましょう。既にセミナーを開催したことがある方にとってはこのフローは既知の事実かと思いますが、そうでない方は基本的なフローとして理解しておきましょう。

2.セミナーを開催するメリット

そもそもセミナーを開催することはどのようなメリットがあるのでしょうか。

以下に代表的なものをまとめてみました。

  • 見込み顧客を集客できる
  • 講師や企業の認知やブランディング向上につながる
  • 顧客との接点が増えることで営業効率が上がる
  • 既存顧客の満足度向上につながる(顧客エンゲージメントが高まる)
  • 新製品発表の場として利用できる

上記メリットはほんの一部ではありますが、ターゲットやセミナー開催の目的によっては他にも多くのメリットが出てくると思います。また、双方の目的が一致する場合は他社(他者)との共催や協賛なども、よりメリットを強めることができるため有効的でしょう。ただし、冒頭でもお伝えしているようにただ単にセミナーを開催すれば良いという訳ではありません。成功するポイントを押さえ、実施してこそ、セミナーを開催することにおけるメリットを実感することができます。

3.セミナー開催に必要な準備と段取り

セミナーの開催方法について押さえておきたい6つのステップをお伝えしましたが、このプロセスを知っただけでは、セミナーを成功させることはできません。ここでは上記プロセスをどのように実践に落とし込んでいくのが良いか、準備や段取りの観点でお伝えしたいと思います。

▼セミナー企画

そもそもセミナーを開催する際に、企画書がないままセミナーを開催することは非常に危険です。企業がビジネスの一環としてセミナーを開催する際はもちろんのこと、個人で開催する場合においても企画書は必須となります。なぜなら、セミナーを企画しようと考えた時点での開催目的や意図、得たい結果を書面に残しておかないと、セミナーを開催しようと思った当初の目的を果たせなくなることがあるからです。また、企業であれば企画者と承認者の共通認識を生むことができるので、必ず最初に企画書を作成しましょう。

企画書に入れておいたほうが良い項目を以下にまとめますので、チェックポイントととして活用ください。

  1. セミナー開催の目的
  2. セミナー想定参加者(ターゲット)
  3. テーマ
  4. コンセプト
  5. 講師
  6. タイトル・サブタイトル
  7. 参加費
  8. オファー、特典
  9. 集客/告知媒体
  10. セミナー開催場所(オフライン会場かオンライン会場かも含めて)
  11. 日程と時間
  12. タイムテーブル
  13. 主催、共催、後援、協賛、協力

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▼セミナー開催の目的を決める

セミナーを企画する前に、必ずセミナー開催の目的を明確にしましょう。セミナーを開催する目的のほとんどが、「収益向上のため」か、「集客向上のため」か、「顧客満足度向上のため」の3つに分類できます。稀にテストマーケティングなどを目的にしたセミナーもありますが、あなたがどのような目的を持ってセミナーを開催するのかを明確にし、言語化しましょう。

▼セミナーのターゲットを決める

セミナーを開催する目的が明確になったら、次にターゲットを決めます。セミナーを開催するにあたりターゲットを明確にすることは非常に大切です。なぜなら、ここを明確にしなかったことで、ターゲット外の方が集まり、結果的にセミナー開催の目的を達成できなかったという話はよく聞くからです。

他の記事「成功するイベント企画書作成方法」でもお伝えしましたが、ここで気をつけたいのはターゲットとペルソナ(人物像)の違いです。

ターゲットは年代、男女、既婚未婚、職業、年収などのスペックのことで、セミナーに参加してもらいたい方を分類し、今回対象としたい方を絞り込み、明確にすることです。ターゲットを絞ることで、そのターゲットの特性やニーズをしっかりと汲み取ることができるようになり、的確にセミナーのコンセプトや集客方法等に反映することができるようになります。

逆にターゲットをしっかりと定めないと、こういう人もいるはずだ、こんな人もいるはずだとあらゆるニーズに答えよう応えようとして、コンセプトがぼんやりとしてしまいます。このことで中途半端なセミナーができてしまい、結果として集客できない、満足度が低いといったようなセミナーが出来上がってしまいます。ですので、質の高いセミナーを開催するためにはターゲットを絞ることが大切です。

ターゲットの設定ができたら、次にペルソナ(人物像)の設定です。ターゲットの理解を深めるために、セミナーに参加しそうな、セミナーの開催目的に合う最も重要な人物をモデルとして設定します。このことにより、ターゲットの持つ趣味や価値観、パーソナリティーが明確になり、よりターゲット像にあったセミナーを企画できるようになり、結果としてセミナー開催目的を達成できるようになります。

▼セミナー開催目的とターゲットに合う内容を決める

セミナー開催目的とターゲットが明確になったら、次にセミナーの内容や構成を決めていきましょう。ここで大切なのは、ターゲットが感じている課題や悩みに合わせて内容を考えていくことです。ですので、構成も「問題提起」から、「具体的な解決策の提示」をしていくことになります。また、営業目的のセミナーであれば、最後にターゲットの根本的な課題の解決には自社のソリューションが最適であることを伝えていきましょう。

▼セミナー日程・会場を決める

セミナーの日程や会場によって一番考えなくてはいけないのが、「参加のしやすさ」です。日時だけの話をすれば、BtoCであれば休日や夜間にセミナーを開催するのが好ましいでしょう。一方でBtoBの場合は平日の開催が好ましいです。出社前に参加できる時間にするか、訪問から直帰できる時間にするか、経営者であれば昼間でも参加できる可能性はあります。

日時が決まれば、次は会場の予約です。会場選びにおいても「参加のしやすさ」の観点で、その会場の立地が重要になることは言うまでもありません。会場費の安さだけで選んでしまうと、立地が悪いなど悪条件の会場も多く、集客に悪い影響が出てしまいます。また、会場選びに関してもう一つ大事なポイントがあります。それは「会場の雰囲気」です。会場は大まかにいうと、セミナールームや貸しスペース、雑居ビルの会議室など様々な種類がありますが、雰囲気によってはターゲットの方が嫌がる場合もあります。例えば富裕層をターゲットにしたセミナーでは、雑居ビル等の会議室ではなく、ホテル等の高級感のある宴会場のほうが好ましいでしょう。

昨今ではオンラインでのセミナー開催も主流になってきていますが、どのツールを用いるのかについてもセミナー開催目的によって合わせることが望ましいです。例えば「zoom」というオンラインミーティングツールを用いる場合、40分以上のセミナーでは有料プランへアップグレードする必要があります。また、無料プランでは参加人数が100名までと制限がありますので、有料プランにするか、他のツールを用いることが望ましいでしょう。

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4.セミナー開催を成功させるためのコツとポイント

最後に、セミナー開催を成功させるために最も必要な部分は集客です。正直、セミナー企画担当の悩みの大部分が「集客」と言っても過言ではないでしょう。

最近では広告、特にSNS広告やリスティング広告等をはじめとするインターネット広告等が台頭してきていますが、ここでも忘れてはいけないのが、今回のターゲットが何を見ているか、です。技術は日々進歩していますので新しい広告に目が行きがちですが、ここは原点に立ち返ってターゲット起点で物事を考えることが得策です。そうすると意外にもFAXを用いたDMが最も効果が出たり、メールマーケティングが費用対効果としてベストであること等が分かると思います。

そうとはいえ、何から着手したら良いのか分からない、ノウハウがない等お悩みもあると思います。そういった場合は集客代行や信頼できるコンサルタントに依頼するのもひとつの手になりますので、もし不安な方は検討することをオススメします。

5.様々なセミナーの種類

セミナーと一言で言ってもその形式にはさまざまなものがあります。セミナー開催目的に応じて適切なセミナーの種類・形式を選びましょう。

★講演会形式

レイアウトもスクール形式で全員前を向いていて、1人の講師がそのセミナーで丸々話し、最後に質疑応答があるパターン。ノウハウを伝授するといった場合に向いている一方で、魅力的なプレゼンテーションができなければ参加者の興味を引くことはできず、セミナーの成否は講師の力量に頼るところが大きくなります。

★ワークショップ形式

レイアウトは約4~6人ほどの島型で、講師からインプットしたことを参加者同士でディスカッションを行ったり、簡単なゲームなどを行ったりすることがあるパターン。みずから体験するため参加者の印象に残りやすく、説得力が増す反面、進行に失敗するとまとまりがなく不満が大きくなるリスクもあります。

★パネルディスカッション形式

「モデレーター」と呼ばれる司会者が進行を行い、壇上で「パネリスト」と呼ばれる専門家が意見交換するパターン。討論によりテーマとずれそうな場合、司会者が上手く会話を誘導する必要があるため、司会者の力量が非常に重要になります。

★ライトニングトーク形式

講師が複数人で短い持ち時間で回していく、勉強会やカンファレンスなどで用いられるパターン。個々が持つ知識や情報を効率的に共有でき、発信の場としても使えるのが利点です。

6.セミナー当日までに準備するもの

セミナーを無事成功させるために、当日までに必要な持ち物をリスト化し、準備しましょう。参加者リストやPC等の機材周りはもちろんのこと、意外と忘れがちなのが文房具です。また、準備するにあたり手配する責任者も明確にすると良いでしょう。

他に、必要な持ち物とは異なりますが、事前に本番さながらのリハーサルを行うことも大切です。リハーサルではお客さまが最寄り駅から会場に到着するまでの間や受付、席への誘導、休憩中の動きやセミナー終了後まで確認できるとベストです。すると、最寄りから会場への道がわかりにくい、受付の位置がわかりにくい受付で待たされる、席がどこに座ればいいかわからない、受講中スライドが見えにくい、セミナーの資料に不備がある、お手洗いや自動販売機やコンビニ、さらには喫煙所などの場所がわからない等、顧客体験によって分かることがたくさん出てきます。そこで不足したものはなるべく前日までに解決しましょう。

7.セミナー終了後にするべき事

アンケートが取れる環境であれば必ずアンケートを取りましょう。お客さまのセミナーに対する満足度の確認や生の声を聞くことで次回への改善に繋げることができます。評価の高い感想が記載されていれば、参加者の声として使用することで次回以降の集客に活用できます。ただし、参加者の声として使用して良いかは必ずお客さまに承認を取りましょう。

お客さまが帰ったあとは、事後フォローメールは確実に送りましょう。注意点としては2つで、「翌日までに確実に送ること」と、「当日の参加者と欠席者をきちんと受付リストで登録し、それぞれ異なるフォローメールを送ること」です。なにか提案する商品・サービスがある場合は、アンケートを基に面談や次回アプローチ等(例:次回のセミナー)次のステップを決めておくことが大切です。

最後に、セミナーの開催は小さなことでも抜け漏れがあるとそれだけでお客さまの満足度に大きく影響します。セミナー企画者としてはどれも完璧にこなしていきたいところですが、慣れていなければ抜け漏れが発生してしまうこともあるでしょう。事前準備だけでなく、集客の部分やリスト管理、運営周り等も管理システムの導入や専門会社への依頼によって、抜け漏れが発生しにくくなるだけでなく、企画者のストレスを相当数減らすことにも繋がります。セミナーの開催は、想像以上に準備することが多く、関係者が多ければ多いほどマネジメント工数も肥大化していきます。そんなとき頼れる専門会社が側にいれば、心理的にも大変楽になることでしょう。

この記事を書いた人
Event Bundle運営事務局

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