新型コロナウイルス感染症の影響でオンラインを活用したセミナーがメインとなっている昨今、自社でもオンラインセミナーの開催を検討中の方も多いのではないでしょうか。
オンラインセミナーのメリットは何か？注意点は？など、本記事ではオンラインセミナーの開催方法やメリットをご紹介します。
1.オンラインセミナーとは？
オンラインセミナーとは、オンライン上で開催するセミナーを意味します。
インターネットに繋がったPCがあれば視聴ができるので、日本全国のみならず海外在住者への配信も可能となります。
また、オンラインセミナーはプレゼンテーションを始めとする一方向型の配信から、参加者と対話や交流をする双方向型のセミナーまで目的に応じて開催することが可能です。
2.オンラインセミナーのメリット
オンラインセミナーには、主催者にとってどのようなメリットがあるのでしょうか。
場所を問わず開催できる
冒頭でもご紹介した通り、オンラインセミナーはインターネットに繋がる環境があれば開催が可能です。
そのため、場所を問わず参加者を募ることができたり、配信する場所においても社内や自宅等、主催者にとって都合の良い場所での開催が可能となります。
そのため、オフラインでのセミナー開催に必要であった会場レンタルや移動などの負担を減らすことができます。
時間と費用を削減できる
来場型セミナーの場合、会場のレンタル費や設営費、場所ごとに配置するスタッフの人件費等、開催するまでに準備すべきことがたくさんありますが、オンラインセミナーならインターネットにつないだPC等の端末があれば開催が可能なので、低予算、低リスクで開催できるだけでなく、時間の節約に繋がります。
ただし、質の高いセミナーを開催する場合は撮影スタジオをレンタルしたり、カメラマンや司会者等のスタッフを手配したりすることも視野に入れましょう。
参加者のデータ分析ができる
オンラインセミナーならではのメリットは、参加者のデータをオフラインと比較してより多く集められることです。ここでのデータとは、参加者の視聴履歴や行動、アンケート機能で得た情報を指します。
こうしたデータはオフラインでは取得しにくいものでしたが、オンラインであればより詳細に取得ができ、分析に用いることでその後のプロモーションに活かすことが容易となります。
また、参加者もオンライン上では主催者に見られているという意識が薄い分、参加者の素に近い潜在的な面まで引き出せる可能性が高いのも魅力です。
3.オンラインセミナーの開催方法
オンラインセミナーのメリットや魅力は分かったものの、いざ開催してみようとなると何から手を付けたら良いか分からないという方もいらっしゃると思います。
しかし、押さえるべきポイントを押さえれば誰でも開催ができます。ここではオンラインセミナーの開催に最低限必要な3つのステップをご紹介します。
▼配信方法を決める
オンラインセミナーを開催する上で検討したいのが配信方法です。
オンラインセミナーの開催目的や進行方法、方向性によって配信方法を決定します。配信方法には大きく分けて以下の2つがあります。
・オンデマンド配信
主催者がオンライン上にアップロードした動画を、参加者の都合の良いタイミングで視聴できる配信方法です。
主催者側は、動画を編集できること、撮り直しができるので伝えたいことを確実に伝えられること、視聴者側は好きな時間に何度も視聴できる、参加者と主催者の機材や通信のトラブルがなくスムーズに動画を視聴できることがメリットです。
しかし、参加者が一方的に聞く方式のため、途中で聞き飽きたり、動画を飛ばされたりすることがデメリットとなります。
このオンデマンド配信は以下で説明するライブ配信と組み合わせることもできます。例えばライブ配信で配信した動画を後日視聴できるようにすれば、ライブ配信当日スケジュールが合わなかった方にも配信することが可能となります。
・ライブ配信
主催者のカメラを通じてリアルタイムで配信している様子を、参加者もリアルタイムで視聴できるのがライブ配信です。
ライブ配信では参加者と双方向でコミュニケーションが取れることが最大のメリットです。
リアルタイム視聴、参加者とのコミュニケーションが取れる、参加者と主催者が同じ時間を共有できる、対話できることがメリットです。
双方向の配信であれば、参加者は臨場感を味わえるだけでなく、その場で質問することも可能なため疑問等も解消でき、高い満足度を得られる可能性が高まります。
しかし、このような臨場感を作り上げるには
- 質問をしたくなるような場作り
- 質問を巧みに拾い上げて回答するような仕組み
- その他双方向でやり取りできる機能の活用
これらを主催者側が熟知して取り組まなければ、盛り上がりに欠けるセミナーとなってしまいます。
ここまでオンデマンド配信とライブ配信の2種をご紹介しましたが、他にも両方を掛け合わせたハイブリッド配信もあります。
例えば、司会進行や参加者からの質疑応答はライブで、それ以外のコンテンツは収録済みの動画を流すことで、両方の良さを生かしています。
これは、登壇者のスケジュールと開催日時の調整がつかない場合などにも活用できます。
なお、これらの配信は動画配信ツールによって向き不向きがあるため、開催目的に合わせて動画配信ツールを決めるようにしましょう。
■関連記事：【初心者必見！】オンラインイベントなどでの、オンライン配信のやり方や注意点をご紹介
▼参加者を集う
当然のことではありますが、どんなに一生懸命準備をしても参加者を集められなければ、セミナーが盛り上がらないだけでなく、開催目的の達成にもつながりません。
そのため、セミナーの開催が決定したら可能な限り早めに集客を始めましょう。
目安として集客目標が50名を超える場合は開催2~3か月前、遅くとも1か月前には取りかかりたいところです。
集客規模やターゲット、開催目的によりますが、告知には必ず複数媒体・施策を用いましょう。1媒体のみではその媒体の効果が期待はずれだった場合、取り返しがつきません。
媒体選定をする際は、開催するオンラインセミナーのターゲットがいるか、リスト数や月間のセッション数、オンラインセミナーに抵抗がない人たちが集まっているか等を意識すると良いでしょう。
また、自身が所有するホームページやSNS、過去に参加した方や会員登録している方へ向けてメルマガで案内するのも効果的です。基本的に追加コストがかからないため、上手く組み合わせて告知していきましょう。
加えて、予算がある場合はプレスリリースやSNSを含むインターネット広告、チラシ等でより広くターゲットにアプローチするのも良いでしょう。
■関連記事：効果的なイベント告知方法とは？｜イベント集客・成功に導く告知のポイント
▼本番前の事前確認
もうひとつ忘れてはならないのは事前のリハーサルです。
セミナーの進め方、配信ツールの動作、登壇者との接続テスト等を事前に確認しておけば安心です。
本番1～2週間前にリハーサルを行い、手間取った点や不明点、機材トラブルの有無を洗い出し、本番1～3日前に最終リハーサルをしたうえで本番に臨めば、当日のトラブルを最小限に抑えられます。
また、オンラインだと画面上でしか相手の様子の確認ができず、誰がいつ何をするのか分かりにくい状況です。
対策として、当日の動きをまとめた司会進行台本をセミナー関係者に共有するという方法があります。一人ひとりが全体像を把握することは一体感の醸成にもつながります。
4.オンラインセミナー開催における注意点
オンラインセミナーを開催するにあたり、いくつか注意点がありますのでご紹介します。
▼配信環境を整える
オンラインならではのトラブルとして最も気をつけるべき点は配信環境です。
オンラインセミナーはPC1台あれば開催できますが、些細なストレスが積み重なると参加者の離脱や意欲の低下に繋がりやすいのが注意点です。
例えば、パソコン付属のマイクやカメラは「声を聞き取りづらい」「登壇者の顔が暗くて見えにくい」といったことが挙げられます。
これは、マイクならヘッドマイクやピンマイク、カメラならデジタルカメラやビデオカメラ等を活用することで解消できます。
また、インターネット環境は安定的な配信をするための要です。
当然ながら公衆Wi-Fiや大人数で使っているWi-Fiを用いると映像が途切れたり、最悪の場合画面が固まって配信停止等もありえます。
余程のハイスペックなWi-Fiを一人で用いる場合を除いて、なるべく有線LANを使うことをオススメします。
他にも配信ツールを使って初めて気付くことや疑問点が出てくると思いますので、早い段階から準備しましょう。
▼参加者の反応に合わせる
来場型セミナーでは参加者の反応を直接把握することができるため、その反応によって話の内容を少し変える、参加者に意見を尋ねるといったことができました。
しかし、オンラインセミナーでは参加者の反応が分かりづらく、柔軟に対応しにくいのが難点です。
オンラインでも参加者の反応を確認しながら進めるには、配信ツールの機能を主催者側と参加者がうまく活用できるかがカギとなります。具体的には以下のような機能があります。
・挙手ボタン
参加者から質問があり、その声を直接拾いたい場合は「挙手ボタン」が効果的です。
挙手した参加者を主催側で指名し、発言してもらう等ができます。
・チャット（Q&A）機能
参加者から文字情報で質問や意見を拾いたい場合は「チャット機能」が便利です。
チャットは主催側のみに送ることも可能なので参加者全体に発言したくない場合に効果的です。
・アンケート機能
主に主催者が参加者に質問したいときに使います。アンケート結果は、自動で一覧が表示されるのでデータとしても活用できます。
これらの機能は参加者の反応がわかるだけでなく、参加者に手を動かしてもらう、考えてもらうという刺激を与えることができるので、セミナーの進行が単調になることを防ぐ効果もあります。
▼アフターフォローを忘れない
セミナー開催後は参加者フォローを忘れてはいけません。
オンラインセミナーであれば来場型セミナーよりも迅速なアフターフォローが実現できます。
例えば来場型セミナーではアンケートや名刺の情報は紙で受け取り、その情報を整理・入力する手間がかかりますが、オンラインセミナーなら参加者自身が入力した正確な情報をすぐに受け取れるので、お礼メールも終了後すぐに送信することが可能です。
お礼メールには、可能であれば以下の内容も盛り込むと良いでしょう。
- セミナー中回答しきれなかった質問への回答
- セミナー中に使用したパワーポイント等の資料
- 自社の商品やサービスの紹介や申込・個別相談等への誘導
また、フォローの電話をする場合は参加者の入室時刻、退室時刻やアンケートへの回答情報をもとに次のセミナーへの誘導や自社の商品・サービスの営業等、一人一人に最適なプランを提案すると良いでしょう。
いずれにせよ、参加者の頭の中にセミナーの印象や情報が残っている間に素早くフォローが行えるかが、新たなチャンスにつなげられるかの分かれ道となります。
5.オンラインセミナーを取り入れよう
今回はオンラインセミナーのメリットや注意点についてご紹介しました。
新型コロナウイルス感染症により人々の働き方や行動様式が変わった今、オンラインセミナーはビジネスチャンスを広げるための手段として活用する企業や団体が大きく増加していますし、今後もさらに増えていくと考えられます。
開催自体は容易でメリットも豊富にありますが、参加者が満足するオンラインセミナーを作り上げるには、それなりの知識と技術が必要になってきます。
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