東京都東村山市が後援する地域イベント「のみむら」でEvent Bundleが活用されました。
これまでは対面販売のみであった前売券を、オンラインでも購入できるように拡張し、それに合わせて集客サイトもカスタマイズにより最適化しました。
また、開催当日は受付アプリでのQRコードのスキャンによる受付を実施し、参加者の来場時間などを記録し、イベント後のデータ集計の効率化を目指しました。
「のみむら」とは
2017年からスタートし今年で4回目を迎える「のみむら」は、西武新宿線久米川駅を中心として会場が設定され、線路を挟んだ北口と南口の18店舗で開催される地域イベントです。
都内有数の酒蔵「豊島屋酒造」で醸された日本酒と、ビール醸造所「Distant Shores Brewing」のビールを通じて、人と人のつながりを生み出し、まち全体の活性化及び地域経済の振興を目的とした東村山市が後援のバルイベントとなります。
チケット1セットに5枚の引換券が付き、受付で【のみむらおちょこ】を受け取ることで「のみむら」がスタートします。引換券1枚を各店舗で設定される「のみむら限定メニュー」豊島屋酒造のお酒一杯と酒菜一品と交換できる仕組みです。
チケット販売をオンライン化
「のみむら」のチケットは大きく分けると前売り券と当日券の2種類があります。これまではすべてのチケットを対面販売していたということです。
オンラインによる申込方法は過去開催でも用意されていましたが、開催前にフォームから申込み、チケット代金の支払いは当日に受付で行うという、申込み完了と同時に決済が完了しない仕組みでした。
しかし、2023年開催では、前売券をオンラインで購入までできるように拡張したその結果、過去最多のチケット販売を達成することが出来ました。 コロナ禍前の2019年開催と比較すると、オンラインでの申込数は137%となり、大幅な増加につなげることができました。
事前決済によるイベント受付のメリット
イベントでの受付では、パンフレットやノベルティなど渡すものや渡し方が様々です。
スタイルは違えどもイベント運営面で重要なのは、来場者1名を何秒で受け付けられるか？をシミュレーションすることで、その時間と来場者総数に応じて受付窓口数を設定する必要があります。
さらに、開催直後や昼過ぎなど来場が集中する時間帯もありますので、人の流れも考慮した受付窓口数の設計と運営が必要です。
イベント受付での手間やリスクの削減
来場者1名にかかる受付時間の短縮はイベント規模が大きくなるに従い影響度が増します。
対面販売型の受付では、お釣りの用意に始まり、お釣りの渡し間違い、売上集計など、運営面で多くの手間やリスクが発生しますが、チケットをオンライン販売することで、受付でのチケット代の支払いが発生しないため、お釣りの用意や、お釣りの渡し間違い、売上集計の手間などの問題は発生しないことになります。
来場者確認の高速化
次に受付リストとの突合作業ですが、受付アプリでQRコードをスキャンすることで、突合作業は不要になります。さらにスキャンと同時に来場した日時をシステムに記録することができるため、1人にかかる受付時間を数十秒単位で短縮することができます。
最後に主催者側のメリットとして、事前に決済が完了しているため、イベント開催時には売上をある程度確保することができます。そのため、イベント内での施策など、開催当日の運営をコントロールしやすくなります。
チケットのオンライン販売に対する懸念
結果としては前述のように、コロナ禍前の2019年開催と比較すると、オンラインでの申込数は137%と大幅な増加につなげることができましたが、オンライン販売に対しての懸念もなかったわけではないとのことでした。
チケットのオンライン販売の影響
「のみむら」は若い人にも東村山の日本酒を呑んでほしいという主催者の狙いがありますが、過去開催では実際に来場されるのは年配の方が多かったとのことです。
そのため、チケット販売のオンライン化を進めるにあたり、年配の方々に受け入れられるのか、 また、受け入れられたとしてチケットのオンライン決済操作や受付でQRコードの提示がスムーズに行えるのかなどITに関する部分が最大の懸念点だったようです。
次の章では、オンライン販売の影響について、集客データをもとに分析していきます。
チケットの販売数推移
当初オンラインでのチケットの購入は集客後半に集中すると予想していましたが、実際には集客開始直後より、チケット購入が進みました。年配の方の購入も多く、チケット販売のオンライン化に対する懸念点は実際には影響の小さいものであることが分かりました。
また、早い段階からイベント前日・当日と天気が崩れる予報が出され、開催中は終始雨であることが分かった段階からも、チケット購入は加速したという意外な事実もありました。イベントのスタイルにもよる部分は有りますが、「のみむら」のようなバルイベントでは、チケットの売れ行きに天気は影響しない可能性があるということなのかもしれません。
チケット購入者への開催前アンケート取得
イベント管理システムEvent Bundle（イベントバンドル）ではチケット申込み時に取得する購入者情報を最大20項目の中で設定できます。
今回の「のみむら」ではチケットのオンライン販売に合わせて、購入者情報の項目以外にアンケート項目を設定し、申し込みを受付けました。
「のみむら」ではこの機能の活用により、チケット販売期間中に取得済みのアンケート結果を集計し、広告戦略の参考情報として活用しました。
また、取得した情報は次回の集客時にも活かすことができるので、アンケートでチケット購入者の声を把握しておくことは、主催者にとってとても有効なことと言えます。
販売促進につながるイベント公式サイトの制作
オンライン販売では、チケット購入者に安心してチケットの購入ができるように、必要な情報を適切に掲載する必要があります。
今回の「のみむら」では、イベント公式サイトをカスタマイズし、「のみむら」の回り方や参加店舗など、より多くの情報を掲載しています。
こうした工夫がチケット購入を促進させ、最終的にオンライン申込数が前回比37%の大幅な増加につながったのだと思います。
Event Bundle（イベントバンドル）では、イベントサイトにカスタマイズを施すことができますので、オリジナルのイベントサイトを構築したいとお考えの主催者様はご相談ください。
【イベント公式サイトカスタマイズ見本】
イベント管理システムの活用によるスマートなイベント開催
ここまで記載のように、イベント管理システムの導入により、アナログ形式の運営で発生する、様々な手間やリスクを回避できることができますし、集客面ではメリットも発生させることができます。
また、イベントは終了した後にも集計作業や、次回開催に向けての分析など、開催日を過ぎた後でもやることはたくさんあります。
実際に「のみむら」では、前回まではメールと紙ベースで予約から受付まで行っており、管理や整理、その後の集計など大変手間がかかり、またヒューマンエラーも多々発生する状態だったということですが、今回、イベント管理システムEvent Bundle（イベントバンドル）を導入することにより チケット購入者の情報管理や申込完了時のメール自動返信など、主催者側の手間が大きく減らすことができたため、空いた時間をイベントの準備など他のことに使えたので、IT化の恩恵を感じることができたとの感想も頂いています。
イベント開催に慣れていない、オンライン販売に懸念があるなど、イベント開催に不安な主催者の方はEvent Bundle（イベントバンドル）に是非ご相談ください。
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