一般にはオンラインセミナーとも呼ばれているウェビナー。コロナ禍で益々注目が集まっています。
本記事ではウェビナーとは何か、やり方やコツ、注意点等を具体的にご紹介します。
1.ウェビナーとは
ウェビナーとはWeb＋セミナーを掛け合わせた造語で、オンライン上で開催されるセミナーを指します。
参加者はインターネットに接続したパソコン等の端末があれば、どこからでも参加できるという手軽さが魅力で、このコロナ禍で急速に広まりました。
主催者と参加者が同じ空間に集まらなくても双方向のやり取りができるウェビナーは、セミナーに限らず講義や研修等、幅広い用途で使われています。
場所の制約がないので参加者も参加がしやすく集客がしやすくなるメリットのほか、インターネット回線とPCがあれば配信が可能となりますので、コストも抑えられます。
2.ウェビナーのやり方
いざウェビナーを企画しようと考えた際、なかなか一歩を踏み出せない方もいらっしゃるかもしれません。
また、既に実施はしてみたものの思ったような成果が出なかったという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
しかし、ウェビナーでもリアルで開催するセミナーでも、まず考えるべきことは同じです。
開催目的とターゲット
まず取り組むべきは「開催目的」と「ターゲット」の設定です。
開催目的が明確になっていないと何をもってそのイベントが成功したかを測ることが難しいですし、ウェビナーの内容もブレてしまうでしょう。このことは参加者満足度に影響するだけでなく、本来達成したい目標も達成できなくなる可能性が高まります。
また、ターゲット設定は漠然と属性を決めるのではなく、その属性の人の特性や考え等をまとめるとタイトルやメッセージ、ウェビナー内容に活かすことができます。
合わせて企画時に考えておきたいことを以下に列挙しておきますので参考までにご確認ください。
- 人物像（年代、性別、どんな悩みや課題を抱えているか）
- 目標（集客人数、売上、参加者の満足度）
- 方向性（登壇者が一方向で話すのか、登壇者と参加者が積極的に話し合うのか）
- 開催日時（参加者が参加しやすい日時にする）
- 登壇者（参加者からの支持が厚い、ウェビナーのテーマに精通している等）
- を挙げていきます。
■ 関連記事：成功するセミナーの開催方法｜集客から準備、フォローアップのポイント
ウェビナーの方式
ウェビナーには主に参加者と双方向でコミュニケーションする方式と一方的なプレゼンテーションする方式の2通りがあります。
参加者と双方向のコミュニケーションが必要なのか、一方的なプレゼンテーションにするのか、ウェビナー開催目的や集客規模に合わせて検討しましょう。
双方向のコミュニケーションを取る場合においても、参加者が直接発言できるようにするのか、チャット等のコミュニケーションツールを用いるのかを検討しておくと、次の項で説明する配信方法ならびにツール選定において判断材料となります。
配信方法
ウェビナーを開催する上で検討したいのが配信方法です。ウェビナーの開催目的や進行方法、方向性によって配信方法を決定します。配信方法には大きく分けて以下の2つがあります。
・オンデマンド配信
主催者がオンライン上にアップロードした動画を、参加者の都合のいいタイミングで視聴できる配信方法です。
主催者側は、動画を編集できること、撮り直しができるので伝えたいことを確実に伝えられること、視聴者側は好きな時間に何度も視聴できる、参加者と主催者の機材や通信のトラブルがなくスムーズに動画を視聴できることがメリットです。
しかし、参加者が一方的に聞く方式のため、途中で聞き飽きたり、動画を飛ばされたりすることがデメリットとなります。
このオンデマンド配信は以下で説明するライブ配信と組み合わせることもできます。例えばライブ配信で配信した動画を後日視聴できるようにすれば、ライブ配信当日スケジュールが合わなかった方にも配信することが可能となります。
・ライブ配信
主催者のカメラを通じてリアルタイムで配信している様子を、参加者もリアルタイムで視聴できるのがライブ配信です。
ライブ配信では参加者と双方向でコミュニケーションが取れることが最大のメリットです。
リアルタイム視聴、参加者とのコミュニケーションが取れる、参加者と主催者が同じ時間を共有できる、対話できることがメリットです。
しかし、うっかり失言をしてしまっても編集できずに放送されるというリスクがあることや段取りどおりに進めるといった主催者側の対応力が必要になります。
また、放送機材のトラブルで画面が固まったり参加人数の過多などでサーバーがダウンして配信が中止になる可能性もあるので注意が必要です。
ここまでオンデマンド配信とライブ配信の2種をご紹介しましたが、他にも両方を掛け合わせたハイブリッド配信もあります。
例えば、司会進行や参加者からの質疑応答はライブで、それ以外のコンテンツは基本的に収録済みの動画を流すことで、両方の良さを生かしています。
これは、登壇者のスケジュールと開催日時の調整がつかない場合などにも適しています。
配信ツール
ウェビナーの方式と配信方法を理解し検討したあとは実際に配信ツールを選択します。
配信ツールはオンラインイベントを配信するのはもちろんのこと参加者の情報をはじめ、リマインドメールやフォローメールさらには、視聴者履歴 申込者数、視聴者数のほか、誰がどのセッションを、どこまで視聴したのか、参加者を管理する役割も果たします。
また、どのような配信方法にするのかによっても最適な配信ツールは異なりますので、目的に合わせて選定するようにしましょう。
もし、プレスリリース前の情報など秘匿性の高い情報を扱う場合は配信ツールのセキュリティ面も確認しておくと安心です。
配信ツールはZoom、YouTube Live等があります。少人数であればSkypeもオススメです。
ただし、注意点として商用利用が規約違反になるYouTube Liveなどありますので、利用前にしっかりと利用規約を確認することをお勧めします。
配信ツールについては以下の記事でご紹介しておりますので、参考にしてみてください。
▼関連記事：【初心者必見！】オンラインイベントなどでの、オンライン配信のやり方や注意点をご紹介
事前確認
本番当日では上手く進行できるように、配信トラブル等考えられるトラブルを事前に把握しておきましょう。
技術面では配信に必要なインターネット環境や機材がそろっているか、問題なく配信ができるか等の確認事項があります。
進行面ではタイムスケジュールごとに話す内容や進め方、質疑応答等参加者とのコミュニケーションの取り方を配信システムの機能も含めて使い方に慣れておきましょう。
技術スタッフと進行スタッフによるリハーサルは、ウェビナー開催の1週間前から数日前までには行い、修正点を洗い出しておくことで当日のトラブルを事前に防げます。
3.ウェビナーの注意点
1つは、インターネット環境です。主催者側も参加者側もインターネット環境がウェビナーにおいて最大のポイントです。
PCやWi-Fiの性能が古いという可能性もありますが、インターネット環境が悪いと音が途絶える、画質が悪い、画面が固まって音しか聞こえないといった現象が参加者にストレスを与えトラブルやクレームにつながります。
そのため、主催者側は無線LANよりも安定した通信環境を実現できる有線LANの使用をオススメします。そして、参加者にも有線LANの使用またはWi-Fi回線が混んでいるところへの接続は避けるといったアナウンスをすると良いでしょう。
それでもやはり、インターネット環境が悪くて見るのを諦めざるを得ない参加者がいるかもしれません。そういった方のためにも、可能であれば、録音したウェビナーをアップロードして一定期間見られるようにしておくことをオススメします。
もう1つは参加者がスムーズに参加できるようフォローすることです。身近な存在になってきたウェビナーではありますが、まだまだ慣れていない方が多いのも事実です。
また、ZoomやYouTubeなど有名な配信ツールならわかるけど、そうでない場合は使い方がわからないという人もいるでしょう。
そういった不慣れな方々も安心して参加できるようにできることはこちらから提示していきましょう。
事前準備に関しては、配信ツールの使い方をA4数枚程度でまとめた手順書を申し込み完了時のメールに添付するだけでも、参加者の手助けになります。
当日に関しては、ウェビナー開始の15分前から会場をオープンにして事前接続テストの時間を設けます。ここでチャットや口頭などでマイクやカメラのON/OFF設定、チャット、Q&A、挙手といった機能の使い方をレクチャーすることで、参加者は安心してウェビナーの開始を迎えられます。
ウェビナーの内容はもちろん重要ですが、同じくらいに運営面のサポートの手厚さも参加者の満足度や評価に大きく左右します。参加者の不安を減らせるよう、手厚い体制を準備しておきましょう。
4.参加者により楽しんでもらうには
最後に、参加者により楽しんでもらうために気をつけたいポイントをお伝えします。
参加者にストレスを与えないようにする
先ほど、インターネット環境について話をしましたが、それ以外で参加者のストレスの要因となりやすいものが音質と画質です。
ウェビナー自体はPC付属のもので開催はできますが、画質や音質はそれなりのものになります。
より参加満足度を上げたい方は画質や音質にもこだわり、専用のものを準備することが望ましいでしょう。
音質においては、ヘッドマイクやコンデンサーマイクのほうが好ましく、画質においては、一眼レフ、デジタルカメラ、ビデオカメラを使ったほうが対面式で話しているかのようなクリアな環境を提供することができます。
参加者が飽きないようにする
ウェビナーに限らず、オンライン会議や講義等、オンラインで開催するものは緊張感、集中力が続かないという課題があります。
Faber CompanyがWebマーケター100名超を対象に行ったウェビナーに関する意識調査では、ウェビナーの内容をちゃんと聞いていると答えた人は35％、流し見をしている人が61％、内容をあまり聞いていない人が4％という結果でした。
ですので、ウェビナーでも楽しめる工夫ができるかがワンランク上のウェビナーになるカギとなります。
参加者が飽きないようにするためには当事者意識を持ってもらう、実際に手を動かしたり頭で考えたりするなど、参加者が動く時間があることがポイントです。
配信システムの中にはアンケートやチャット、ホワイトボードの機能が備わっているものもあるので、これらを活用すると良いでしょう。
また、参加者に刺激や作業を与えるのも有効です。画面上にアニメーションやエフェクトをかけるなど、刺激があることで単調なスライド画面になるのを防ぎ、参加者の資格に刺激を与え続けることが集中力低下の防止につながります。
例えば、配信システムと一緒にOBS Studioという無料のソフトウェアを使えば、画面の切り替えも容易に動画や資料を写しながら登壇者の姿を映すこともできます。
■ 関連記事: イベント会場を盛り上げる！ティザー／オープニングムービーの活用方法
5.ウェビナーを理解し活用しよう
今回はウェビナーのやり方やコツ、注意点等についてご紹介しました。
新型コロナウイルス感染症の収束の目途はいまだ立っておらず、今後もウェビナーを始めとするオンラインメインのセミナーが続くことが予想されます。
初めての方からすると難しそうなイメージがあるかもしれませんが、一度を開催すれば、きっとウェビナーならではの魅力に気付くことでしょう。
しかし、質の高いウェビナーを開催するにはインターネット環境、機材、動画配信ツール等の細部まで細かく設定をしないといけないという課題があります。
多くの方は慣れないことが多く、挫折してしまうこともあるかもしれません。
しかし、せっかく開催するウェビナー。挫折せずにクオリティの高いウェビナーを開催したいという方は、ぜひ一度Event Bundleへご相談ください。
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